Circuit du médicament: de nouveaux outils pour les Ehpad sans PUI

Parmi les outils, un document détaillé pour les managers - Crédit: ARS et Omedit Pays de la Loire, réseaux AQuaREL Santé et QualiSanté

Parmi les outils, un document détaillé pour les managers - Crédit: ARS et Omedit Pays de la Loire, réseaux AQuaREL Santé et QualiSanté

Près de 80 Ehpad sans pharmacie à usage intérieur (PUI) de la région Pays de la Loire se sont auto-évalués sur la prise en charge médicamenteuse de leurs résidents. Pour mieux les accompagner, l'ARS, l'Omedit et deux réseaux de santé ont créé des outils pour aider les directeurs à formaliser des processus, et les soignants à se les approprier.

"L'idée était de vous aider à faire progresser la sécurité tout en prenant en compte une réalité de terrain difficile, et vous permettre d'anticiper les évolutions réglementaires et contractuelles": le 31 mars dernier à Nantes, Brigitte Paulmier s'est adressée aux directeurs d'Ehpad sans PUI lors de la cinquième Journée de management et de coordination en Ehpad, organisée par l'Association gérontologique de recherche et d'enseignement en Ehpad (Agree).

Pharmacienne au centre hospitalier (CH) de Saumur (Maine-et-Loire), qui intègre un Ehpad de 130 lits, elle est aussi coordonnatrice adjointe du réseau Aquarel Santé (Association pour la qualité, la gestion des risques des établissements est-ligériens en santé), qui fournit un appui auprès des établissements de santé et médico-sociaux.

Elle a d'abord rappelé que la prise en charge médicamenteuse en Ehpad "est un des processus les plus complexes, générateurs d'erreurs, qu'il convient de le manager le mieux possible". En effet, les Ehpad, notamment sans PUI accueillent "des acteurs multiples, plusieurs médecins généralistes, voire pharmaciens d'officine", ce qui induit "parfois une difficulté à manager", c'est-à-dire "conduire une analyse des risques et en déduire un programme d'actions".

La loi "vieillissement" prévoit justement de renforcer la qualité et la sécurité de ce circuit en Ehpad: renforcer le pilotage, formaliser la politique, évaluer les risques et déclarer et analyser les événements indésirables (EI).

Dans ce cadre, Brigitte Paulmier a listé des éléments-clés à appliquer idéalement en établissement:

  • Avoir une politique: savoir où l'on veut aller, ce que l'on veut faire, et le décliner en programme d'actions (à co-construire à partir d'éléments particuliers), avec une analyse des risques encourus par les résidents
  • Déclarer les EI, qui vont nourrir les réflexions
  • Manager par la qualité "ensemble"
  • Former régulièrement les salariés, sachant que l'observatoire des médicaments, des dispositifs médicaux et de l'innovation thérapeutique (Omedit) Pays de la Loire a créé une formation cette année, et que le réseau Aquarel Santé en propose une depuis quatre ans sur la sécurisation avec déjà "plus de 250 professionnels formés".

Quatre outils co-construits pour simplifier le circuit

En 2012, l'agence régionale de santé (ARS) Pays de la Loire, en lien avec l'Omedit, les réseaux Aquarel Santé et QualiSanté ont fait circuler un outil d'auto-diagnostic du circuit du médicament dans les Ehpad sans PUI de la région.

Sur près de 600 Ehpad (dont près de 80% sans PUI), 77 structures volontaires se sont auto-évaluées. Le bilan, effectué en 2015, a permis d'identifier "un besoin de formaliser le processus", a relaté Brigitte Paulmier.

De là, un groupe de travail régional a été constitué, comprenant des médecins, des pharmaciens, des infirmières coordinatrices, des responsables qualité et des directeurs, ce qui a permis de créer en 2016 deux outils: l'un simplifié et l'autre plus détaillé, et deux supports de prises en main: un guide et un didacticiel.

Ces outils proposent un processus de référence servant de base au pilotage de la prise en charge médicamenteuse au sein des Ehpad sans PUI:

  • Un document détaillé pour les managers: il se compose de champs fixes ("où" -Ehpad ou officine-, "étapes" -prescription, dispensation…- et "quoi" -examen clinique, vérification à réception…), de champs libres où l'Ehpad précise ses données spécifiques, et de champs mixtes permettant de compléter les éléments d'organisation propres à l'Ehpad. La colonne du "qui", identifie clairement les personnes autorisées. Si l'organisation de l'Ehpad habilite d'autres acteurs, il peut les ajouter et préciser leur rôle dans des cellules d'une autre couleur. Le document inclut aussi des colonnes "comment", "supports", "risques", et "actions d'amélioration" pour réduire ces risques.
  • Un document "simplifié et visuel" à destination des professionnels de terrain et dont les équipes d'encadrement peuvent utiliser pour décrire par exemple aux nouveaux arrivants la procédure en place
  • Un guide d'accompagnement permet l'appropriation des documents par les équipes. Il propose aussi une conduite de projet et rappelle, en annexe, "des éléments de réglementation liés à l'aide à la prise".
  • Un didacticiel vise à faciliter une prise en main rapide de ces outils.

"S"interroger étape par étape sur qui fait quoi"

Sur cette base, Brigitte Paulmier conseille aux managers d'envisager les choses collectivement et de "mettre en place un groupe de travail avec les cadres de la structure". Elle préconise, si possible, d'intégrer "les médecins généralistes et les pharmaciens d'officine pour créer une dynamique".

Selon la pharmacienne, il s'agit de s'interroger étape par étape sur "Qui réalise quoi, quel est son rôle et sa responsabilité? Quel processus la nuit, le week-end? Pour les comprimés comme les gouttes buvables? Les stupéfiants?", a-t-elle égrené.

L'intervenante s'est focalisée sur "une étape qui pose question, la distribution: normalement c'est l'infirmière qui s'en charge, mais on sait bien que la prise du matin est souvent [assurée par] les aides-soignants (AS) voire les agents de service hospitalier (ASH)" a-t-elle rappelé. "L'idée est de regarder comment les choses se passent et d'identifier le périmètre de chacun" a encouragé Brigitte Paulmier, enjoignant à "rester simple".

"Demandez-vous quelle formation, habilitation, peuvent être mises en place et à chaque étape, quels sont les risques prioritaires [pas plus d'un ou deux] avec les actions prioritaires à mettre en place", a-t-elle encore conseillé.

Ces nouveaux outils sont téléchargeables sur le site internet de l'Omedit, moyennant un formulaire à remplir.

cbe/nc

Profitez de toute l’information Gerontonews.com en continu & illimité

  • Articles illimités
  • Dossiers pratiques illimités
  • Newsletter quotidienne
  • Multi-comptes
  • Testez gratuitement pendant 1 mois

Découvrir l’offre