Comment mener un entretien d'évaluation en Ehpad?

Crédit: Shutterstock/VIGE.CO

Crédit: Shutterstock/VIGE.CO

Outil de management de proximité, l'entretien d'évaluation est un moment d'échange important entre un professionnel et sa hiérarchie. Il requiert du formalisme dans la méthode afin d'éviter certains écueils, comme la dispersion, l'impossibilité d'établir un dialogue ou encore le manque d'objectivité.

A quoi sert l'entretien d'évaluation?

Encore appelé "entretien individuel", il est un processus dynamique de gestion des compétences, un outil de communication et de fidélisation. Sa visée première consiste à porter une appréciation professionnelle objective sur le travail du salarié, le plus souvent sur une période annuelle. Le temps consacré à l’entretien professionnel doit permettre:

  • d'apprécier les compétences professionnelles (savoir-faire requis du métier en lien avec la fiche de poste, savoir-être)
  • de faire le bilan et d'échanger sur les objectifs et réalisations de l'année, d'évaluer la qualité et l'efficacité du travail au regard des priorités définies et de faits concrets
  • de définir les actions et les moyens nécessaires pour atteindre les objectifs fixés, ajustés au contexte professionnel existant, et de déterminer les indicateurs de résultats attendus
  • de discuter des nouveaux objectifs, priorités, axes à développer pour l'année à venir
  • d'évoquer les attentes du salarié (en matière de formation, d'évolution de carrière, de mobilité) et celles de l’établissement. En ce qui concerne la rémunération, si le salarié en exprime le souhait, mieux vaut le laisser aborder cette question car l'entretien d'évaluation est avant tout un moment de liberté d'expression. Mais cet aspect fera l’objet d’un autre rendez-vous, les augmentations étant soumises à des critères très précis tels que l’augmentation de la valeur du point des conventions collectives, revue chaque année, et/ou des critères qui mêlent des facteurs quantifiables (comme la hausse du chiffre d'affaires, du taux d’occupation par exemple), une promotion ou encore un comportement
  • d'échanger sur les faits marquants ou les difficultés rencontrées au cours de l'année passée (travail, collègues, relations hiérarchiques, relations résidents/familles, projet institutionnel…), les aspects positifs du travail -pour prévenir les conflits et les risques psycho-sociaux-, les éventuels changements à venir
  • de valoriser les compétences en décrivant les capacités et aptitudes individuelles
  • de soutenir et de conseiller.

Quel est son cadre juridique?

Dans la fonction publique hospitalière (FPH), depuis 2015, les fonctionnaires et contractuels de, à l'exception du personnel de direction, font l'objet d'une évaluation professionnelle en remplacement de la notation peu à peu abandonnée avec l’évolution du management public (circulaire n°DGOS/RH4/2012/14 du 12 janvier 2012 relative a? la mise en oeuvre de l'expérimentation de l'entretien professionnel dans la fonction publique hospitalière). Cet entretien professionnel doit être réalisé chaque année au titre de l'année civile de référence.

L’entretien professionnel des agents porte sur les résultats professionnels obtenus au regard des objectifs fixés, les objectifs pour l'année à venir, la manière de servir, les compétences acquises, les besoins de formation, les aptitudes à l'encadrement s'il y a lieu et les perspectives d'évolution de carrière et de mobilité.

L'appréciation de la valeur professionnelle se fait à partir de critères d'évaluation qui dépendent du métier, du corps d'appartenance, de la nature des activités exercées et des compétences attendues en fonction des responsabilités confiées.

L'agent est convoqué huit jours au moins à l'avance, la convocation étant accompagnée du support du compte rendu de l'entretien. Ce dernier donne lieu à un compte rendu signé par l’agent et son N+1, visé par le N+2 qui comporte une appréciation générale exprimant sa valeur professionnelle. Ce document est l’un des éléments moteurs de la carrière (plus que la notation, auparavant). Le fonctionnaire peut en contester le contenu, en tout ou partie, auprès d’une commission administrative paritaire (CAP), voire former un recours devant le juge administratif pour cette révision, toujours après avis de la CAP.

Dans le secteur privé, en l’absence de mention dans les conventions collectives (comme la CCN 51 pour la Fehap et la CCN du 18 avril 2002 pour la FHP), c’est la jurisprudence qui encadre les pratiques relatives à cet entretien. Néanmoins, l’Agence nationale de l'évaluation et de la qualité des établissements et services sociaux et médico-sociaux (Anesm) a publié des recommandations de bonnes pratiques professionnelles.

Le comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) doit être consulté pour tout nouveau dispositif d’évaluation dont les modalités sont de nature à avoir des répercussions sur les conditions de travail.

Qui réalise l'entretien?

Le plus souvent, c'est le supérieur hiérarchique direct (N+1) qui est en charge de l'entretien d'évaluation des membres de son équipe. En Ehpad, cette tâche incombe la plupart du temps au directeur d’établissement dans le cadre de sa mission de gestion et d'animation des ressources humaines. En ce qui le concerne, il est évalué par sa direction régionale ou direction d’exploitation, voire par sa direction générale selon la taille du groupe concernant le secteur privé.

Préparer l'entretien

L'entretien annuel n'est pas un exercice d'improvisation: 50% de sa réussite réside dans la qualité de sa préparation! Il est donc essentiel que le personnel évalué, tout comme le manager, le préparent en amont. Ils peuvent s'appuyer sur différents outils comme des grilles d'auto-évaluation complétées à partir de fiches de postes élaborées au sein de l'établissement, des fiches métier, du compte rendu de l’entretien professionnel de l'année N-1, ou encore de questionnaires.

Cependant, gare à l'effet de halo: les réponses (cochées) doivent être soit franchement positives ou négatives, soit neutres. Le questionnaire peut aussi parfois mélanger aspects personnels et aspects professionnels. Or, rappelons-le, le code du travail énonce bien que "les informations demandées, sous quelque forme que ce soit, a? un salarie? ne peuvent avoir comme finalité que d'apprécier ses aptitudes professionnelles" (art L.1222-2).

La conduite de l'entretien

Réunir des conditions favorables au dialogue et a? l'écoute est un prérequis essentiel. Le directeur doit veiller à organiser l'entretien dans un endroit calme et prévoir du temps pour qu’un dialogue puisse s’installer.

En voici les étapes clés:

  • introduire l'entretien: le manager rappelle le but de la rencontre, suscite l'intérêt du professionnel évalué, établit les règles du jeu (précise le déroulé de l'entretien, la durée approximative…), lui demande son sentiment sur l'année écoulée
  • réaliser l'appréciation des résultats et l'analyse des écarts entre les objectifs fixés et les résultats obtenus
  • définir des objectifs/orientations pour l'année a? venir en lien avec les orientations du service et les missions du collaborateur
  • évaluer et développer des compétences (techniques et comportementales -savoir-faire et savoir être- nécessaires a? la tenue du poste). Chaque compétence sera mesurée selon une échelle de critères et fera l'objet d'un échange entre les deux parties sur les performances du collaborateur, sur les progrès réalisés ou a? réaliser. L'objectivité des critères d'évaluation est essentielle pour prévenir tout risque discriminatoire. Attention donc aux critères comportementaux ou à ceux faisant référence aux valeurs de l'établissement pour lesquels l'appréciation est plus complexe et suscite des litiges
  • faire le point sur les souhaits d’évolution du salarié ou de l'agent (changement de poste, projet professionnels, mobilité…) puis définir le plan de développement personnel (formation et plan d’action).

Le manager conclut l’entretien en en reformulant les points-clés. Il donne une appréciation générale de l'activité, des résultats du professionnel, synthétise les échanges et les points abordés, et sollicite son avis ("Êtes-vous satisfait de notre rencontre?", "Pouvez-vous me dire en quelques mots ce que vous retenez de...?")

Si l'entretien a été réalisé sur la base d'un support d'évaluation, celui-ci devra être complété (formalisation écrite des échanges), daté et signé par les deux parties.

Et après?

Davantage que les entretiens annuels en soi, leur exploitation est essentielle. Le processus d'évaluation doit être au coeur du système de gestion des ressources humaines et irriguer l'ensemble des décisions en matière de formation, promotion, rémunération, mobilité.

Le manager doit donc veiller a? apporter des réponses aux souhaits et demandes exprimés par le salarie? ou agent afin de ne pas générer de frustrations.

Les écueils à éviter

Pour rester le plus objectif possible, le manager doit respecter des règles de déontologie:

  • être conscient de ses préjugés personnels et en tenir compte
  • mettre l'accent sur les compétences développées, résultats atteints et non sur la personnalité
  • ne pas chercher à moraliser, faire des remontrances, du chantage ou régler des comptes ni s'imposer de force.

Par ailleurs, tout système d'évaluation est perfectible: l'attention est portée sur certains éléments et en occulte d'autres. La perspective unique de contrôle est une erreur fréquente car la finalité de l'évaluation doit bien être un élément de motivation du salarié pour l'inscrire dans une dynamique professionnelle. Le choix des critères d'évaluation est donc essentiel.

Enfin, afin que l’entretien soit constructif et ne soit pas un simple échange durant lequel chacun fait part de ses récriminations, le manager doit fixer des objectifs clairs et réalisables.


Cabinet RC Human Recruitment

Profitez de toute l’information Gerontonews.com en continu & illimité

  • Articles illimités
  • Dossiers pratiques illimités
  • Newsletter quotidienne
  • Multi-comptes
  • Testez gratuitement pendant 1 mois

Découvrir l’offre